Светлана Колесникова открыла консалтинговое агентство в 2019 году на деньги государства. Работает с представителями малого и среднего бизнеса, помогая им законно снижать налоговую нагрузку за счет оптимизации финансового и бухгалтерского учета. Помогла клиентам сэкономить более 50 млн рублей.
Содержание
Почему владельцу важно контролировать бухгалтерию
Простые шаги, которые помогут предпринимателю проверить работу бухгалтера
— шаг 1: получить доступ к учетной базе бухгалтерских данных и провести экспресс-проверку
— шаг 2: проверить наличие деклараций с подтверждением своевременной сдачи всей отчетности
— шаг 3: проверить состояние расчетов с бюджетом
— шаг 4: проверить наличие документов с самыми крупными контрагентами
— шаг 5: провести аудит
Как понять, что в бухгалтерии что-то пошло не так
Почему владельцу бизнеса важно контролировать бухгалтерию
Предпринимательство — это не только создание нового бизнеса, но и управление им. Одним из важных аспектов управления является контроль финансовых потоков и учет доходов и расходов.
Проверка бухгалтера — важный процесс, который поможет убедиться, что специалист ведет бухучет правильно.
Непрофессиональный или невнимательный бухгалтер может допустить ошибку, которая спровоцирует проверку со стороны контролирующих органов и начислению штрафов. Ответственность за ведение бухгалтерского учета ложится на главного бухгалтера, но в итоге все негативные последствия придется разрешать предпринимателю.
Пример из практики. Предприниматель в течение 5 лет не проверял работу бухгалтера. Спустя время он задал специалисту вопрос о начисленных налогах, на что не получил внятного ответа. Поэтому владелец бизнеса обратился в мою компанию, чтобы проверить работу бухгалтера.
Когда я начала оценивать состояние бухгалтерского и налогового учета, заметила полный беспорядок в делах: налоги были рассчитаны неверно, так как не все подтвержденные расходы были учтены. А это значит, что предприниматель переплатил налоги. Обнаружились и начисленные штрафы за не вовремя сданные отчеты. В итоге предприниматель решил уволить бухгалтера.
Затем мы проделали большую работу:
- привели дела бухгалтерии в порядок,
- прописали регламент дальнейшей работы,
- подали уточненные декларации за предыдущие периоды.
После этого практически 1,5 года предприниматель не отчислял налоги из-за огромной переплаты. Теперь он полностью в курсе всей ситуации и имеет доступ к своей бухгалтерии 24/7.
Контроль бухгалтерии позволяет владельцу бизнеса быть уверенным, что финансовые отчеты компании соответствуют действительности и не содержат ошибок.
Поэтому он должен сам контролировать бухгалтерию предприятия. Это поможет:
- быть уверенным в правильности финансовых операций,
- снизить риски финансовых потерь,
- избежать проблем с налоговой инспекцией.
Кроме того, предприниматель, который контролирует бухгалтерию, может эффективнее управлять финансами компании и принимать обоснованные решения.
Простые шаги, которые помогут предпринимателю проверить работу бухгалтера
Оценить работу и проверить знания главного бухгалтера можно самостоятельно. Для этого следует использовать несколько практических рекомендаций. Рассмотрим их подробнее.
Шаг 1. Получить доступ к учетной базе бухгалтерских данных и провести экспресс-проверку
Предприниматель должен иметь доступ ко всей базе бухучета:
- если база облачная, можно сделать отдельный доступ;
- если нет, стоит добавить пользователя или скопировать базу.
Далее нужно проверить документы, которые предоставляет бухгалтер. К наиболее важным относятся:
- счета,
- квитанции,
- накладные,
- акты.
Если документы оформлены неправильно или содержат ошибки, это может привести к неправильному учету доходов и расходов, а также к потенциальным налоговым проблемам.
Шаг 2. Проверить наличие деклараций с подтверждением своевременной сдачи всей отчетности
Предпринимателю нужно запросить у бухгалтера сданную отчетность по организации или деятельности ИП с квитанциями либо доступ в личный кабинет, где отправляется отчетность.
Лайфхак
Для контроля бухгалтера сервисы по сдаче отчетности можно настроить так, что на почту владельца бизнеса будет приходить отчет и квитанция о приеме налоговым органом.
Шаг 3. Проверить состояние расчетов с бюджетом
Для этого предприниматель может запросить сверку расчетов с налоговой. Самый быстрый и простой способ — сформировать запрос на акт сверки через личный кабинет налогоплательщика. Это можно сделать с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП) без посещения налоговой.
Шаг 4. Проверить наличие документов с самыми крупными контрагентами
Проверять эти документы нужно, поскольку при запросе налоговой службы в первую очередь требуют именно их. Важно иметь оригиналы документов.
Совет
Следует вести реестр документов, чтобы бухгалтер отчитывался и сообщал предпринимателю, каких договоров, счетов, актов не хватает.
Шаг 5. Провести аудит
Владелец бизнеса может нанять стороннего бухгалтера или провести аудит самостоятельно. Процедура поможет проверить правильность учета доходов и расходов, заполнения налоговых деклараций и других документов.
Если предприниматель не уверен в своих знаниях или не хочет тратить время на проведение аудита, можно обратиться к профессиональным консультантам по бухгалтерскому учету.
Как понять, что в бухгалтерии что-то пошло не так
Если предприниматель запросил у бухгалтера документы или отчеты, а он их не предоставил, это может свидетельствовать, что специалист не выполняет свои обязанности должным образом.
Совет руководителю бизнеса: регулярно проводить проверку работы бухгалтера, а также ввести регламент работы. Стоит сделать отчет для бухгалтера, который он будет передавать владельцу компании. В отчете можно указать любые важные данные, например даты сдачи отчетов, суммы и сроки уплаты налогов.
Содержание отчета зависит от фантазии предпринимателя, в нем можно сделать акцент на любые данные, которые кажутся ему важными.
Отчет поможет предпринимателю контролировать работу бухгалтера и выявлять возможные проблемы заранее. Проверки достаточно проводить раз в месяц или квартал, в зависимости от объема бухучета и размера компании.
Если бизнес только открылся и предприниматель задумывается о найме бухгалтера, стоит проверять его профессионализм до приема на работу.
Важно обратиться к проверенным специалистам, которые:
- хорошо знают законодательство,
- умеют работать с различными программами,
- следят за изменениями в законодательстве,
- быстро адаптируются к новым требованиям,
- имеют опыт работы в данной сфере бизнеса.
А еще очень хорошо, если бухгалтер имеет отзывы и рекомендации.
Проверка бухгалтера — важный элемент контроля за финансовой деятельностью компании. Предпринимателю следует использовать простые способы, чтобы самостоятельно проверять работу бухгалтера и обеспечивать финансовую стабильность своего проекта.
Автор: Светлана Колесникова, владелица консалтингового агентства «Деловое слово»
