Кассовая дисциплина для ИП

Порядок ведения кассовых операций в упрощенном порядке утвержден Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Он распространяется на всех ИП независимо от применяемого ими режима налогообложения (ОСНОН, УСН, ЕСХН, ПСН). При этом в 2020 году в данный документ были приняты изменения, которе еще немного упростили порядок ведения кассовых операций.

Кассовый аппарат и касса: в чем различия

Кассовый аппарат (ККТ) – это устройство, которое необходимо для расчетов с клиентами. Сегодня практически все ИП, которые принимают оплату от клиентов, обязаны иметь кассовый аппарат (онлайн-кассу).
Касса (операционная касса) – это совокупность всех операций с наличностью предпринимателя (прием, хранение, выдача). Например, в кассу поступает выручка от продаж, которая в том числе может быть получена и через ККТ. Из кассы, например, выдают деньги под отчет. Кассой может быть сейф или даже отдельное помещение.

Какие операции с деньгами относятся к кассовой дисциплине

Касса индивидуального предпринимателя представляет собой все наличные средства, которые имеются в определенное время в бизнесе. При этом конкретное место хранения таких средств не имеет значение, будь то специально оборудованный сейф или хранилище, ящик стола руководителя или главного бухгалтера, любой другой удобный для бизнесмена вариант.

Законодательными нормами и правилами ведения финансовых, бухгалтерских операций предусматриваются следующие пункты, относящиеся к кассовой дисциплине:

• прием и выдача наличных средств – для контроля и надлежащего оформления таких процессов ведутся приходные и расходные кассовые ордера;
• организация хранения наличных средств по всем требованиям безопасности и соответствующего документального сопровождения;
• соблюдение лимита расчетов наличными;
• правильное ведение кассовой книги;
• соблюдение лимита кассы, своевременная сдача наличности в банк, с которыми ИП официально сотрудничают и обслуживаются в их отделениях.

Что такое лимит кассы?

Лимит кассы – это максимальная сумма денег, которая может храниться в кассе предприятия на конец рабочего дня. Все деньги сверх лимита необходимо сдавать в банк. Исключение – дни выплаты зарплаты, нерабочие и праздничные дни, если в это время проводились кассовые операции. Если не установить лимит кассы, то это будет означать, что он равен нулю. Все деньги в кассе в этом случае будут являться сверхлимитными, а за это могут оштрафовать.

Упрощенный порядок кассовых операций: что ИП делать не обязаны

Индивидуальные предприниматели не обязаны:

• устанавливать лимит остатка наличных денежных средств;
• хранить в банке денежные средства, полученные от предпринимательской деятельности, сверх лимита;
• документально оформлять кассовые операции приходными (расходными) кассовыми ордерами, вести кассовую книгу, если они в соответствии с налоговым законодательством ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности.

Если ИП решит все же оформлять кассовые операции документами, то при выдаче наличных денег из кассы нужно оформлять расходный кассовый ордер (РКО), при приеме денег в кассу нужно оформлять приходный кассовый ордер (ПКО). Кроме того, надо вести кассовую книгу. Подробнее об этом мы писали в статье «Кассовая дисциплина для ООО» – порядок оформления приходно-расходных документов и для ООО, и для ИП идентичен.

Кассовые операции: что обязан делать ИП

При ведении кассовых операций и работе с наличными денежными ИП должны:

• Соблюдать правила допуска работников к работе с наличными денежными средствами. Кассовые операции ведет работник, которого ИП назначил своим приказом. У такого сотрудника есть определенные должностные обязанности и права – с ними работник должен быть ознакомлен под роспись.
• Выполнить мероприятия, которые обеспечат сохранность наличных денежных средств (это индивидуальный предприниматель вправе определить самостоятельно).
• Определить цели расходования наличной выручки в рамках предпринимательства, например, например, расходовать наличную выручку при расчетах по договорам аренды недвижимого имущества, выдаче (возврату) займов нельзя.
• Соблюдать лимит расчета наличными с другими организациями и ИП. Напомним, что предельный лимит расчетов наличными денежными средствами по одному договору составляет 100 тыс. руб. Если сумма установлена в иностранной валюте, то она также должна быть эквивалентна 100 тыс. руб. по курсу ЦБ РФ на дату проведения наличных расчетов.

Нововведения в правилах кассовой дисциплины с 2021 года

С начала 2021 года действуют новые правила организации кассовых операций (они были введены в конце 2020 года – Указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У). Рассмотрим основные изменения:

1. Стала проще оформление выдачи денег под отчет. Например, теперь можно оформлять в одном приказе выдачу денег сразу нескольким лицам или одному сотруднику в несколько этапов. 
2. Отменили трехдневный срок сдачи авансового отчета. Теперь предприниматель может самостоятельно установить срок для подачи сотрудником авансового отчета. Однако данное правило не распространяется на аван­со­вые от­че­ты по ито­гам ко­ман­ди­ро­вок. Их, как и пре­жде, надо сдавать в те­че­ние 3 ра­бо­чих дней после воз­вра­ще­ния из ко­ман­ди­ров­ки. Это следует из п. 26 Положения к постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
3. Вводятся в действие новые правила приема и выдачи денег. Теперь кассовый сотрудник обязан проверять и проводить контроль платежеспособности всех банкнот и монет, которые принимаются в кассе или выдаются посетителям. Такие мероприятия предусматривают определение наличия или отсутствия на денежных банкнотах следующих моментов – признаков подделки, значительных повреждений целостности денег, надписей или чернильных пятен, следов сильного износа банкнот, потертостей, оттисков любых штампов или специальных обозначений и других подобных моментов. Деньги, которые по внешним признакам подпадают под пункт 1 Указаний Центрального банка от 2006 года, следует сдавать непосредственно в банк. 
4. Упростили процедуру выдачи наличных сотрудникам и иным лицам. Кассир для выдачи денег достаточно убедиться в том, что выдача наличных проводится лицу, данные которого указаны в расходном кассовом ордере. Раньше получатель должен был обязательно предъявить документ, удостоверяющий личность. Теперь кассир сам решает, требовать с получателя документ или нет. 

Штрафы за кассовые нарушения

Функция проверки соблюдения кассовой дисциплины возложена на сотрудников ФНС. В ходе выездной проверки они вправе проконтролировать: как ведется учет наличных, как оформляются ПКО и РКО, выдаются ли кассовые чеки клиентам.

За нарушение ИП могут оштрафовать как должностное лицо на сумму от 4000 до 5000 руб. по статье 15.1 КоАП РФ.

Важно!

Контроль за осуществлением кассовых операций осуществляет ФНС России. Для ИП действует льгота – налоговики могут заменить штраф предупреждением. Однако такое возможно, только при выполнении следующих условий:
1. Нарушение было совершено впервые, то есть ранее предпринимателя не привлекали к ответственности за подобные ошибки.
2. Нарушения не причинили никому материального или морального вреда.
3. Последствия нарушения не привлеки к возникновению негативных техногенных или природных ситуаций.. 4. Из-за нарушения не возникло угрозы жизни, здоровью населения, которое проживает в определенном регионе.