Содержание
Что такое онлайн-касса
Зачем нужна онлайн-касса
Как работает онлайн-касса
Какие бывают онлайн-кассы
Как выбрать?
Кто должен использовать онлайн-кассу?
Кто освобождается от онлайн-кассы
Как зарегистрировать онлайн-кассу
Как пользоваться онлайн-кассой
Штрафы за неприменение ККТ
Что такое онлайн-касса
В отличие от касс старого образца, онлайн-касса не только выдает чеки покупателям и хранит данные о выручке, но и передает их в налоговую через интернет в реальном времени. При стабильном интернет-соединении обмен информацией с ФНС занимает несколько секунд.
В 2023 году, как и в 2022-м, онлайн-касса — единственный разрешенный тип кассовой техники для применения.
Зачем нужна онлайн-касса
С ее помощью продавец:
- Принимает оплату за товары, услуги.
- Через личный кабинет отслеживает работу торговых точек своей сети: количество продаж, сумму выручки, средний чек и прочее.
- Может применять автоматизированную УСН.
- Освобождается от кассовой отчетности и большинства проверок ККТ — все отчеты формируются автоматически и передаются в ФНС.
- Регистрирует и снимает с учета кассу онлайн, без поездок в ФНС.
- Имеет фискальный накопитель с увеличенным сроком службы. Для плательщиков на УСН, ЕСХН, патенте или тех, кто оказывает услуги, без продажи подакцизных товаров, фискальный накопитель можно менять раз в три года.
❗️ Важно
Фискальный накопитель в онлайн-кассе — это блок памяти, который записывает и хранит сведения о выручке. В более ранних моделях касс информация записывалась на ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная), срок ее службы был 13 месяцев.
С помощью онлайн-кассы покупатель:
- рассчитывается за свою покупку;
- получает бумажный или электронный чек;
- может проверить подлинность чека в приложении или на портале ФНС, после того, как касса отправит сведения о покупке в базу налоговой.
С помощью онлайн-кассы налоговая:
- удаленно контролирует деятельность компаний и ИП;
- рассчитывает налог к уплате для автоматизированной УСН.
Как работает онлайн-касса
При использовании онлайн-ККТ взаимодействуют четыре участника.
ОФД — оператор фискальных данных получает информацию от кассы, проверяет, обрабатывает и отправляет ее в инспекцию. Кроме взаимодействия с налоговой, ОФД передает электронные чеки покупателям. Выбрать организацию-оператора передачи данных можно только из перечня, утвержденного ФНС.
Работать без ОФД могут только продавцы в местностях, удаленных от интернет-коммуникаций. Каждый регион утверждает список таких населенных пунктов, его можно найти на сайтах местных администраций.
Алгоритм работы онлайн-кассы:
- После того как покупатель рассчитался, информация об оплате вноситься в кассу: автоматически при онлайн-покупках, кассиром или курьером.
- С помощью фискального накопителя данные заверяются, сохраняются в кассе и направляются в ОФД.
- Оператор передает сведения в налоговую. Как только касса получает от него подтверждение, печатает бумажный чек или отправляет его электронный экземпляр покупателю.
Если с интернетом нет проблем, то обмен данными между продавцом, ОФД, налоговой и покупателем происходят онлайн. При отсутствии сети, фискальный накопитель сохраняет сведения о продажах в автономном режиме до тех пор, пока интернет не восстановится, а затем пересылает их.
Какие бывают онлайн-кассы
В целом все типы онлайн-ККТ можно разделить на три категории.
1. Автономные онлайн-кассы
Кнопочные онлайн-терминалы. Классические онлайн-ККТ с клавиатурой и небольшим дисплеем в одну-две строки, где выводится минимум данных: дата, название операции, сумма чека или другое.
Источник изображения: сайт www.atol.ru
Плюсы:
- Простой дизайн и сравнительно невысокая цена. В среднем 8–10 тысяч рублей.
- Из-за небольшого количества функций работает стабильнее и может дольше держать заряд аккумулятора.
Недостатки:
- В кнопочный терминал нельзя напрямую вшить товаро-учетную систему. То есть, чтобы указать в чеке наименование товара, сначала кассу нужно подключить к компьютеру. Затем через него внести всю номенклатуру и каждому товару присвоить код. Этот код набирается на терминале при продаже, чтобы выбрать товар или услугу.
Если добавляются новые позиции в ассортименте, меняются названия или цены, обновлять каталог придется тоже через компьютер.
- Не все модели имеют встроенный модуль Wi-Fi и GSM для подключения к интернету и встроенный аккумулятор, поэтому работают только стационарно.
- Некоторые кнопочные терминалы не поддерживают обмен данными с ЕГАИС, поэтому не подходят для торговли спиртными напитками.
Кому подходит:
- курьерским службам доставки еды, продуктов,
- микро-бизнесу,
- такси,
- некрупным торговым точкам с небольшим ассортиментом и потоком клиентов,
- мастерским, например по ремонту обуви, ювелирным,
- рыночной торговле.
Автономные смарт-кассы. Работают на базе смартфона или планшета с сенсорным дисплеем. Через смарт-кассы можно напрямую подключаться к: товароучетным программам, облачным сервисам, приложениями, формировать отчеты, работать в личном кабинете, проводить аналитику по выручке и продажам.
Могут быть стационарные и мобильные. Обычно в мобильных терминалах аккумуляторы рассчитаны на работу до 12–14 часов без подзарядки.
Источник изображения: сайт компании Эвотор (https://evotor.ru/)
Плюсы:
- Не требуется подключение к компьютеру, можно напрямую через кассу обновлять ассортимент, названия, цены товаров. Новые позиции легко вносить с помощью сканера штрих-кодов.
- Работают на операционной системе Android, поэтому касса совместима с большинством программ. Зачастую это позволяет использовать ее, как обычный смартфон или компьютер, например, принимать онлайн-заказы, обмениваться отчетами с сотрудниками, вести бухгалтерский учет и другое.
- Установленные программы обновляются автоматически.
- Удобный интуитивный интерфейс для самостоятельной настройки и подключения.
Недостатки:
- Выше стоимость по сравнению с кнопочными аппаратами, обычно цена от 18 тыс. рублей.
- Требуют более аккуратной эксплуатации из-за сенсорного дисплея.
Кому подходит — смарт-кассы наиболее универсальные аппараты и подходят практически любому бизнесу:
- службам доставки,
- кафе,
- магазинам с небольшим или средним потоком клиентов,
- сфере услуг,
- пунктам выдачи онлайн-заказов.
2. Фискальный регистратор.
Этот аппарат не работает самостоятельно, потому что в нем установлены только два блока: фискальный накопитель и принтер чеков. Регистратор необходимо подключать к компьютеру или смартфону.
Источник изображения: сайт www.atol.ru
В основном фискальные регистраторы продаются в составе модульных комплектов, куда дополнительно входят: вычислительный блок, кассовая клавиатура, монитор, денежный ящик, сканер штрих-кодов.
Плюсы:
- Высокая скорость печати чеков.
- Некоторые модели автоматически отрезают чековую ленту, что сокращает время обслуживания клиента.
Недостатки:
- Чтобы фискальный регистратор работал, как полноценная онлайн-касса нужен планшет, компьютер или смартфон.
- Как правило, фискальный регистратор не имеет встроенного аккумулятора и не используется для мобильного бизнеса.
Кому подходит: — крупным торговым сетям с высокой проходимостью, где важна скорость печати чеков:
- супермаркеты,
- точки фаст-фуда,
- производственные столовые.
3. Автоматические кассы
Они используются в интернет-магазинах. Несмотря на то, что все продажи через интернет проводятся на сайте продавца, онлайн-касса не может быть виртуальной, она обязательно должна иметь физический носитель.
Обычно сам кассовый аппарат интернет-магазина находится у сторонней организации-оператора, который предоставляет услуги по хранению кассы, обслуживанию и передаче данных в налоговую. Для автоматических аппаратов не нужен кассир.
Если у компании несколько сайтов, то их можно подключить к одной кассе. Также к ней можно подключить смартфоны курьеров и принимать оплату от клиентов через приложение при доставке.
Схожий принцип работы автоматических онлайн-касс в вендинговых аппаратах.
Как выбрать?
Основные критерии при выборе онлайн кассы:
- Специфика торговли. Если касса нужна для курьерской доставки, чтобы покупателя могли рассчитаться при получении, то подойдут небольшие, легкие модели с возможностью работы через wi-fi и встроенным аккумулятором.
Для стационарной торговли можно использовать как автономные, так и модульные, с подключением к компьютеру. Здесь большую роль играет покупательский поток, чем он больше, тем выше должна быть скорость печати чеков, чтобы не создавать очередь. - Технические характеристики аппарата. Если есть продажа маркированных товаров, то касса должна иметь встроенный сканер штрих-кодов или возможность его подключения. При продаже алкоголя — возможность подключения к ЕГАИС.
- Ассортимент. Если номенклатура товаров большая, то, удобней использовать стационарные аппараты с подключением к компьютеру или смарт-кассы.
- Покупка или аренда. Для стартапов, сезонных бизнесов, например: ландшафтный дизайн, летние кафе, прокат велосипедов, самокатов или интернет-магазинов может быть выгоднее оформить аренду.
При этом продавец пользуется аппаратом временно, но фискальный накопитель остается в его собственности насовсем. - Подключение эквайринга. Чтобы принимать оплату банковскими картами, смартфоном или смарт-часами в онлайн-кассе должен быть встроенный эквайринг. Например, в Сбербанке можно оформить аренду кассы с эквайрингом за ноль рублей на тарифе «Без затрат».
- Сервис. Как правило, продавцы касс оказывают услуги по подключению, обслуживанию, технической поддержке, и договор с ОФД. Поэтому заранее нужно выяснить наличие и стоимость этих услуг.
Кто должен использовать онлайн-кассу?
Большинство компании и ИП при продаже товаров или услуг.
Переход на онлайн-кассы был постепенным в три этапа и до июля 2021 года, для некоторых продавцов действовали отсрочки.
В 2023 году таких отсрочек нет. Но есть несколько исключений.
Кто освобождается от онлайн-кассы
- Самозанятые физлица и ИП на НПД формируют чеки в приложении «Мой налог» и отправляют их в электронном или печатном виде заказчику.
- Есть разница между труднодоступной местностью и отдаленной от сетей связи. Продавцы из труднодоступных местностей полностью освобождены от применения касс.
Компании и ИП из районов отдаленных от связи, обязаны использовать онлайн-кассы в офлайн режиме и выдавать чеки. - Продавцы, указанные в пункте 2 статьи 2 Закона № 54-ФЗ, не обязаны выдавать покупателям документы заменяющие чек: квитанцию, талон, накладную.
- К этой же категории можно отнести продавцов, которые сами не принимают деньги от покупателей, а делают это через агентов: курьерскую службу или Почту России. После получения оплаты агент переводит ее продавцу по безналу.
- ИП на ПСН без онлайн-касс обязаны выдавать покупателям документ, заменяющий чек, который содержит реквизиты указанные в п. 2.1 статьи 2 закона 54-ФЗ.
Как зарегистрировать онлайн-кассу
Часто продавцы ККТ предлагают онлайн-кассу «под ключ»: сам аппарат, цифровую подпись, договор с ОФД и регистрацию. Но можно самостоятельно зарегистрировать кассу удаленно через личный кабинет налогоплательщика или оператора фискальных данных.
Для этого нужна ЭЦП и договор с ОФД.
- В личном кабинете на сайте ФНС в разделе ККТ сформировать заявку на регистрацию кассы, заполнить все обязательные поля.
- Подписать заявку электронной цифровой подписью и отправить в ФНС.
- Дождаться уведомления с номером регистрации кассы в налоговой. Статус можно отслеживать в личном кабинете. Обычно ответ приходит в течение нескольких часов.
❗️ Внимание
Если ввести неверные реквизиты, придется покупать новый фискальный накопитель (ФН) и проходить всю процедуру заново. - Активировать фискальный накопитель и привязать к нему регистрационный номер. Для этого нужно сформировать отчет о регистрации на ККТ.
- Для завершения регистрации отправить данные из фискального отчета в налоговую через личный кабинет.
- После отправки отчета нужно дождаться получения карточки о регистрации ККТ, это может занять до пяти дней. Только после ее получения можно пробивать чеки.
Как пользоваться онлайн-кассой
В начале работы продавец открывает смену на онлайн-кассе. Если предыдущая смена была закрыта, то следующая открывается автоматически, при печати первого чека. Отчет о начале смены отправляется в ФНС.
❗️ Важно
Смена не может длиться более 24 часов. По истечении суток онлайн-касса перестает передавать данные в налоговую. В кассах интернет-магазинов смены закрываются и открываются автоматически.
В конце смены кассир формирует отчет о ее закрытии, который автоматически отправляется в налоговую и распечатывает отчет о состоянии счетчиков ККТ.
Если в течение дня отключили электричество или мобильная касса разрядилась, принимать деньги от покупателей нельзя.
Когда возникают проблемы с интернетом и невозможно передать данные в налоговую, касса начинает работать в автономном режиме. После того как связь появится все информация автоматически будет отправлена в ФНС.
Штрафы за неприменение ККТ
До конца 2023 года правительство ввело запрет на плановые проверки касс. Однако внеплановые проверки, в том числе контрольные закупки, могут проводиться независимо от того, осуществляется ли торговля офлайн или через интернет.
Автор: Юлия Пак, бухгалтер, налоговый консультант
