Порядок ведения кассовых операций

Когда речь заходит о кассовых операциях и кассовой дисциплине, то важно не путать эти понятия с кассовым аппаратом. Кассовые операции – это совокупность действий организации и ИП при работе с наличными денежными средствами. Кассовый аппарат (ККТ) – это устройство, которое обязаны применять бизнесмены при расчете с населением.

Правила для кассовой дисциплины установлены Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее – Указание). Этот документ регламентирует следующее:

• порядок документального оформления кассовой документации;
• соблюдение  лимита наличных денежных средств в кассе;
• соблюдение лимита расчетов наличными между хозяйствующими субъектами;
• порядок выдачи денежных средств из кассы под отчет.

Кассовая документация

Кассовые операции должен вести кассовый работник или иной сотрудник, которого назначил своим приказом руководитель организации или ИП. Кассир должен быть ознакомлен со своими обязанностями под роспись (п. 4 Указания). Если в организации работает несколько кассиров, то на одного из них нужно возложить функции старшего кассира. Если кассира в организации нет, то его функции на себя может взять руководитель компании или ИП. Сотрудник, на кого возложили функции кассира, должен документально оформлять любое движение средств через кассу.

1. Поступление денежных средств в кассу

В этом случае кассир должен оформить приходный кассовый ордер (ПКО). При этом он сверят наличность поштучным методом или с использованием электронного аппарата для пересчета денег. Если сумма, вносимая лицом, совпадает с суммой, пересчитанной кассиром, последний подписывает приходный кассовой ордер (ПКО), ставит печать или штамп на квитанции к ПКО и возвращает ее лицо, вносившему деньги. По законодательству, ПКО должен храниться в организации 5 лет.

Рисунок 1. Приходный кассовый ордер (документ предоставлен сайтом www.malyi-biznes.ru)

2. Выдача денежных средств из кассы

При выдаче наличных денег из кассы кассир оформляет расходный кассовый ордер (РКО). Причем лицо, осуществляющее выдачу денежных средств (чаще всего старший кассир) должно убедиться в заполненности всех атрибутов документа, наличии подписи бухгалтера (или руководителя в случае отсутствия бухгалтера), наличии у покупателя подтверждающих документов. РКО, также, как и ПКО, хранится 5 лет.

Рисунок 2. Расходный кассовый ордер (документ предоставлен сайтом www.malyi-biznes.ru)

3. Кассовая книга

Все операции по приходу и расходу наличности вносят в кассовую книгу. В конце дня выводится остаток (сальдо). Если в течении для операции с банкнотами не проводились или осуществлялся только безналичный расчет, данные в книгу не вносятся.

Если в организации несколько кассиров, то страшим ведется книга учета выданных и принятых денежных средств. В конце смены каждый кассир обычно самостоятельно подводит итог по приходу/расходу наличности на своей кассе, а после подает данные старшему кассиру.

Выдача денег из кассы для выплаты заработной платы, материальной помощи и др. проводится не расходными ордерами, а расчетно-платежными ведомостями.

Кассир для осуществления деятельности по ведению кассовой документации должен иметь печать или штамп с указанием своей должности, идентификационным номером налогоплательщика и словом «Получено».

Лимиты кассы

Лимит кассы – это максимальная допустимая сумма денежных средств, которая может находиться в кассе на конец дня. Данный лимит каждая организация устанавливает внутренним распоряжением самостоятельно. Порядок расчета лимита кассы установлен в приложении к Указанию. Суммы сверх лимита нужно сдавать в банк. Исключения составляют дни выплаты заработной платы (если она начисляется из кассы по расчетно-платежным ведомостям), а также в выходные и праздничные дни, если организация в эти дни осуществляла кассовые операции.

Внимание!

Индивидуальные предприниматели и субъекты малого бизнеса (организации, имеющие численность сотрудников меньше 100 человек о объем выручки от реализации товаров и услуг менее 800 млн. руб. в год) могут не устанавливать лимит кассы. Для этого организация должна издать внутренний приказ за подписью руководителя.

Предел расчетов наличными между организациями

Предел расхода наличных денежных средств регулируется Центробанком Россий и составляет 100 тыс. руб. между хозяйствующими субъектами. Данное ограничение не действует на физических лиц, не являющимися предпринимателями. Лимит действует на одну сделку, то есть вы можете иметь сумму в 500 тыс. рублей на руках для оплаты через кассу, только если вы совершите, например, 5 сделок, и каждая из них не превысит 100 тыс. руб. Однако практика показывает, что операции с крупными суммами гораздо удобнее и безопаснее осуществлять по безналичному расчету.

Выдача наличных под отчет

Для командировок, приобретения расходных материалов сотруднику, как правило, выдают наличные под отчет. В этом слу­чае кассир должен оформить РКО на основании заявления подотчетного лица или распорядительного документа организации (ИП). Данный документ должен содержать: ин­фор­ма­цию о сумме на­лич­ных, срок, на ко­то­рый вы­да­ют­ся день­ги, под­пись ру­ко­во­ди­те­ля/ИП и дату.

В одно до­ку­мен­те могут быть ука­за­ны сразу несколь­ко лиц (их ФИО), каж­до­му из ко­то­рых долж­ны быть вы­да­ны опре­де­лен­ные суммы (п. 6.3 Ука­за­ния). За­яв­ле­ние под­от­чет­ни­ка может быть со­став­ле­но схо­жим об­ра­зом – с ука­за­ни­ем суммы и пред­по­ла­га­е­мо­го срока.

Напомним, что ранее сдавать авансовый отчет нужно было в течение трех рабочих дней после ис­те­че­ния срока, на ко­то­рый были вы­да­ны день­ги. Те­пер ру­ко­во­ди­тель компании (ИП) впра­ве сам уста­но­вить срок для сдачи аван­со­во­го от­че­та (п. 6.3 Ука­за­ния). Ис­клю­че­ние – аван­со­вые от­че­ты по ито­гам ко­ман­ди­ро­вок. Их, как и пре­жде, надо сдавать в те­че­ние 3 ра­бо­чих дней после воз­вра­ще­ния из ко­ман­ди­ров­ки. Это следует из п. 26 Положения к постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».

На­ли­чие у под­от­чет­ни­ка за­дол­жен­но­сти по ранее по­лу­чен­ным под отчет сум­мам не яв­ля­ет­ся пре­пят­стви­ем для оче­ред­ной вы­да­чи ему средств.

Упрощенные требования для ИП и малого бизнеса

Малый бизнес и ИП не обязаны:

• устанавливать лимит остатка наличных денежных средств;
• хранить в банке денежные средства, полученные от предпринимательской деятельности, сверх лимита;
• документально оформлять кассовые операции приходными (расходными) кассовыми ордерами, вести кассовую книгу, если они в соответствии с налоговым законодательством ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности.

Санкции за нарушение денежно-кассовых операций

Контроль за соблюдением требований кассовой дисциплины осуществляет ФНС России. Если чиновники выявят нарушения, то компанию или ИП оштрафуют по статье 15.1 КоАП РФ:

• штраф для ООО – от 40 000 до 50 000 руб.
• штраф для должностных лиц (в том числе для ИП) – от 4000 до 5000 руб.

Для ИП и малого бизнеса действует небольшая поблажка. В частности, им могут заменить штраф предупреждением, если:

• нарушение было совершено впервые, то есть ранее предпринимателя не привлекали к ответственности за подобные ошибки;
• нарушения не причинили никому материального или морального вреда;
• последствия нарушения не привлеки к возникновению негативных техногенных или природных ситуаций;
• из-за нарушения не возникло угрозы жизни, здоровью населения, которое проживает в определенном регионе.

Основные нарушения кассовой дисциплины
1. Неоприходование наличности
2. Совершение расчетов с другими ИП или юрлицами сверх лимита в 100 тыс. руб.
3. Необеспечение сохранности денежных средств
4. Образование сверхлимитного кассового остатка