Единые требования к электронным кадровым документам: что нужно знать бизнесу в 2026 году

Содержание

Единые требования к электронным кадровым документам: что это для бизнеса
Какие документы разрешено переводить в цифровой формат
Электронные подписи в кадровом ЭДО: особенности
Как компании перейти на КЭДО
Как выбрать систему для работы с кадровыми электронными документами
Какие возможности предоставляют сервисы КЭДО
Что бизнесу дает переход на КЭДО: кейс IT-компании Weigandt Consulting

С 1 марта 2023 года все электронные кадровые документы должны соответствовать зафиксированным в приказе Министерства труда РФ № 578н требованиям.

Если коротко, главные сводятся к следующему:

• основной документ необходимо создать и хранить в формате PDF/А-1А;
• если к тексту прилагаются файлы с таблицами, графиками и другими дополнениями, то эти файлы могут быть в формате представленных в них данных;
• в отдельные файлы загружаются электронные подписи работодателя и работника и документ в XML-формате;
• если за гендиректора документы подписывает своей ЭП уполномоченный сотрудник, понадобится машиночитаемая доверенность.

Приказ Минтруда также утверждает шаблоны наименований элементов и вводит справочник основных видов кадровых документов.

Что это значит для бизнеса

Минтруд поддерживает цифровизацию кадрового учета и стремится развивать эту сферу. Для тех компаний, которые уже работают в системе кадрового электронного документооборота (КЭДО), с начала марта 2023 года ничего не изменится. Операторы систем доработают функционал под требования к дате, когда они начнут действовать.

За ненадлежащее оформление электронных кадровых документов начнут действовать штрафы, как и при бумажном документообороте.

Если работодатель допустит ошибки при оформлении трудового договора, к нему могут применить статью 5.27 КоАП РФ, которая предусматривает административный штраф для ИП в размере от 5000 до 10 000 рублей, а для юрлица — от 50 000 до 100 000 рублей. Еще больше придется заплатить за повторное нарушение.

Надежда Опалева, владелец продукта КЭДО в СберКорус:

Кадровый ЭДО позволяет ускорить бизнес-процессы и сократить трудозатраты. Передовые и технически развитые компании понимают плюсы его внедрения. Цифровизация кадрового документооборота — это не только экономия средств, но и возможность опережать конкурентов. Мы уверены, что в ближайший год кадровый ЭДО придет в каждую третью компанию в России.

Какие документы разрешено переводить в цифровой формат

В электронном виде и без бумажных дубликатов допустимо хранить большинство кадровых документов.

В числе исключений такие:

• акт по форме Н-1, который составляют, если на производстве происходит несчастный случай;
• приказы об увольнении сотрудников;
• журнал по охране труда.

Эти документы, согласно части 3 статьи 22.1 ТК РФ, остаются на бумаге.

Электронные подписи в кадровом ЭДО: особенности

Правила использования электронных подписей содержатся в статье 22.3 ТК РФ. В трудовых отношениях применяются все три вида ЭП: простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (УНЭП) и квалифицированная (УКЭП). Для некоторых документов требуется определенная ЭП.

Для наглядности представили данные в таблице.

Если применяется УНЭП, стороны трудового договора должны заключить соглашение о порядке проверки сертификата такой подписи. Для ПЭП также требуется соглашение о порядке применения, правилах определения подписанта и требованиях по соблюдению конфиденциальности.

На практике работодатель подписывает документы только УКЭП, а сотрудникам выпускают УНЭП.

Как компании перейти на КЭДО

Это можно сделать в 5 шагов:

1. Выбрать систему кадрового ЭДО. Работать можно в государственной цифровой системе «Работа в России» или в собственной. Во втором случае работодатель должен подключиться к готовой системе одного из операторов либо разработать свою.
2. Определить виды документов для перевода в цифру и масштаб внедрения системы. Необязательно переводить в цифру сразу все кадровые документы. Можно оцифровать процесс подписания и обмена заявлениями на отпуск, на увольнение и другими, а затем постепенно подключать к системе остальные массовые и личные документы, регулируя таким образом плавность перехода. Кто-то сначала внедряет КЭДО в определенных подразделениях или для отдельных категорий кадров, а позже масштабирует на всю компанию.
3. Выбрать сертификаты электронной цифровой подписи. Нужно решить, будет ли сотрудник использовать ПЭП или только УНЭП, потребуется ли УНЭП работодателю. При необходимости составить соглашения о порядке применения ПЭП и УНЭП.
4. Подготовить локальные нормативные акты (ЛНА). Понадобится составить приказ о переходе на кадровый ЭДО; положение об электронном документообороте с подробными сведениями об используемой системе, перечнем документов и подключаемых работников, сроками внедрения, порядком доступа к системе и другой важной информацией. Потребуются также регламент по ЭП; соглашения на ПЭП и УНЭП; документы, утверждающие внесение изменений в коллективный и трудовые договоры; уведомление сотрудников о внедрении КЭДО и согласие на переход.
5. Разослать сотрудникам уведомления о переходе и получить согласия. Уведомление может быть бумажным или электронным, а согласие на КЭДО от каждого работника — только в письменном виде. Если работник не согласится, придется продолжить вести его документы на бумаге. При найме работника без трудового стажа согласие брать не нужно.

Как выбрать систему для работы с кадровыми электронными документами

«Работа в России» обладает единым для всех интерфейсом — для отдельных компаний это может быть неудобно. Пока платформу нельзя интегрировать с учетными системами организаций, техподдержка пользователей пока далека от совершенства.

Если говорить о коммерческих цифровых платформах, то критерии выбора могут быть свои у каждого работодателя. Эксперты рекомендуют обращать внимание на такие моменты:

1. Наличие демоверсии. Она дает возможность познакомиться с системой, оценить ее функционал и принять решение.
2. Функционал. Система должна уметь работать с документами, которые работодатель выбрал для перевода в цифру, предлагать готовые шаблоны, создавать маршруты согласования, выпускать ЭП и обладать другими функциями, нужными пользователю.
3. Инструкции по использованию и техподдержка. Хорошо, если оператор системы предоставляет понятные инструкции для начала работы и оперативно помогает пользователям решать возникшие проблемы.
4. Интерфейс. Он должен быть максимально понятным и простым, поскольку с системой будут работать сотрудники с разным уровнем компьютерной грамотности.
5. Возможность интеграции. Удобно, если кадровый ЭДО можно интегрировать с другими внутренними учетными системами.
6. Варианты работы в системе. Некоторым организациям будет вполне достаточно веб-версии, другим может понадобиться адаптация.

Какие возможности предоставляют сервисы КЭДО

Разберем на примере сервиса КЭДО от СберКорус:

• самостоятельный выпуск ЭП сотрудникам — УНЭП генерируется в личном кабинете; при подписании заявления на выпуск сотрудник получает СМС на телефон, подтверждает подписание, и ЭП загружается в систему за пару секунд;
• поддержка 150 + кадровых документов — можно выбирать готовые шаблоны и быстро создавать документы;
• индивидуальные настройки — пользователю доступны настройки типов и категорий документов, шаблонов, маршрутов согласования, структуры организации.
• оперативный поиск документов — на поиск нужного файла по реквизитам или части названия уходит несколько секунд;
• подписание документов с любых устройств — смартфона, планшета, компьютера или инфокиоска.
• интеграция с любой учетной системой — кроме веб-версии, доступны готовый модуль 1С и интеграция через API.

Кадровый ЭДО от СберКорус позволяет быстро перейти на документооборот без бумаги. Сразу после регистрации работодатель добавляет сотрудников в систему, они получают приглашение и авторизуются в личном кабинете по Сбер ID или СНИЛС. При этом данные передаются по защищенным каналам, сервис обеспечивает высокую степень информационной безопасности.

Что бизнесу дает переход на КЭДО: кейс IT-компании Weigandt Consulting

Цифровизация кадрового документооборота — это эффективный способ разгрузить HR-службу, сократить количество рутинных задач в работе кадровиков, упростить обмен и подписание документов с сотрудниками.

Еще это возможность снизить затраты на бумагу, печать, логистику документов и их хранение. Решение о цифровизации кадрового документооборота приводит к укреплению HR-бренда.

Рассмотрим эти и другие преимущества КЭДО на примере российского представительства немецкойIT-компании Weigandt Consulting.

В СберКорус компания обратилась, когда расширяла географию поиска и найма сотрудников. Раньше рассматривали только кандидатов из Санкт-Петербурга. Им предлагали гибридный график работы, подразумевавший визиты в офис. Среди поводов для них было и подписание кадровых документов.

Кандидатам из других регионов компания могла брать на полную удаленку. Это вызвало сложности с оформлением: требовалось время, чтобы подготовить и разослать документы кандидатам и от них — в петербургский офис. Кроме того, оплата услуг доставки увеличила расходы Weigandt Consulting.

Возникла и другая серьезная проблема. Кандидаты соглашались на оффер, но пока ждали бумажные договоры и сопутствующие формы на подписание, находили другое предложение и принимали его.

До адресата в Москве документы доходили за несколько дней, а в отдаленные города доставка могла занимать до нескольких недель.

Помимо этого, компанию давно волновали высокие трудозатраты на бумажный документооборот и расходы на бумагу, печать, курьерские службы.

Компания решила подключить сервис кадрового электронного документооборота от СберКорус. Внедрение системы КЭДО совпало с подключением Weigandt Consulting к зарплатному проекту Сбера. С картами банка сотрудники получили Сбер ID, с помощью которого смогли и проходить авторизацию в системе.

Кадровый ЭДО внедряли в три этапа:

1. Запустили пилот на 20 человек — участники тестировали все оцифрованные процессы.
2. Подключили к системе всех удаленных сотрудников.
3. Перевели на КЭДО всех сотрудников IT-компании.

Каждый этап сопровождали наши специалисты, оказывая Weigandt Consulting техническую поддержку и отвечая на вопросы.

Что в итоге получила компания:

1. Увеличила скорость оформления и подписания документов. Кадровик создавал документ, отправлял на подпись руководителю, а затем сотруднику. Процесс подписания максимально прост: человек просто вводит код онлайн, подтверждает с помощью СМС — и документ подписан.
2. Значительно сократила затраты на бумагу, печать и хранение. Подписанные электронные документы не нужно дублировать на бумаге, а хранятся они в облачном архиве.
3. Перестала тратить деньги на курьерские услуги при работе с дистанционными сотрудниками. Трудовой договор и другие кадровые документы стали подписывать онлайн.
4. Исключила трудозатраты, связанные с переоформлением документов и повторной их отправкой. До этого в Weigandt Consulting до 5% бумажных документов терялись или портились в пути до адресата.
5. Повысила конверсию при найме из регионов. В КЭДО с кандидатами из регионов можно заключить трудовой договор за считанные минуты и быстро начать работу.

Внедрение цифрового сервиса благоприятно повлияло на репутацию компании и сыграло значимую роль в укреплении HR-бренда. Переход на электронные кадровые документы особенно оценили дистанционные сотрудники.