- Сам документ. Его можно создать в программе, например, Word или Excel. Важно иметь окончательную версию, так как после подписания изменения сделать нельзя.
- Сертификат электронной подписи (ЭП). Его получают в удостоверяющем центре, на вид подписи влияет должность того, кто ее оформляет, и тип организации. Сертификат понадобится установить на компьютер.
- Компьютер с настроенной электронной подписью. Важно, чтобы на устройстве были необходимые для работы программы и плагины в браузере.
- Сервис или программа для подписания и отправки документов. Это может быть веб-портал или сайт для электронного документооборота, например Контур.Диадок, HR-Link и другие.
Процесс подписания и отправки документа зависит от конкретной системы, но обычно он включает:
- Загрузку файла для подписания. Для этого нужно выбрать документ в системе для электронного документооборота или программе для подписания.
- Выбор электронной подписи.
- Подписание документа.
Результатом будет документ с электронной подписью. Электронная подпись может быть встроенной в оригинальный документ или храниться как отдельный файл. Получателю можно направить документ в системе, и он получит уведомление, либо ссылку на него любым удобным способом.
Подписанные документы имеют юридическую силу, если подписаны корректной электронной подписью. Передавать токен или файл с закрытым ключом ЭП третьим лицам нежелательно.
