Как предпринимателю нанять личного ассистента

Содержание

Определение требований к личному ассистенту и его обязанностей
Поиск и отбор кандидатов
Оценка навыков кандидатов
Обсуждение графика и особенностей работы
Обучение и адаптация сотрудника
Налаживание взаимодействия с помощником
Конфиденциальность и доверие
Эффективность работы с личным помощником
Корректировка работы личного ассистента и его развитие

Определение требований к личному ассистенту и его обязанностей

Чтобы определить перечень обязанностей личного ассистента, руководителю бизнеса нужно провести анализ собственных потребностей и ожиданий от сотрудника. Это можно сделать в несколько этапов.

1. Определить цели. Необходимо понять, для каких целей нужно найти помощника: передать текущие дела, делегировать расписание и организацию поездок, снизить количество рабочего времени.

2. Проанализировать задачи. Предприниматель должен оценить, какие задачи может делать кто-то другой. Это позволит выявить конкретные области, в которых ассистент поможет.

3. Составить список обязанностей. Перечень задач личного помощника составляется на основе потребностей руководителя. Например:

• управление расписанием и организация встреч,
• ответы на электронные письма и обработка корреспонденции,
• планирование поездок.

4. Определить требования. Нужно продумать, какие навыки, качества и опыт должен иметь личный помощник. Например, можно искать кандидата со знанием специальных программ или иностранных языков.

5. Использовать деловые связи. Предприниматель может посоветоваться с коллегами, которые уже нашли личных ассистентов. Они дадут ценные советы или порекомендуют хорошего кандидата.

6. Создать должностную инструкцию. Этот документ будет полезен как при поиске и оценке кандидата, так и в налаживании взаимодействия с нанятым сотрудником.

Так как бизнес развивается, требования к ассистенту могут меняться с течением времени. Важно регулярно пересматривать их и адаптировать к текущим потребностям и целям руководителя.

Поиск и отбор кандидатов

Поиск и отбор кандидатов на должность личного помощника включает такие шаги:

1. Разработка стратегии поиска. Нужно определить, где руководитель сможет найти кандидата: сайты с резюме и вакансиями, социальные сети, мессенджеры, профессиональные сообщества, кадровое агентство, рекомендации деловых партнеров.
2. Составление привлекательного объявления. Нужно создать детальное и информативное описание вакансии. Важно включить требования, обязанности и условия работы. Объявление должно быть интересным и выделяться среди других.
3. Предварительный отбор. Письма, звонки, резюме от соискателей нужно первично отфильтровать, исходя из соответствия требованиям. Это позволит сузить воронку кандидатов.
4. Проведение интервью. Руководитель может организовать первый этап собеседования по видеосвязи, второй — в формате личной встречи.
5. Проверка рекомендаций. Желательно запросить у кандидатов контакты их прежних руководителей, связаться и узнать дополнительную информацию.
6. Оценка соответствия корпоративной культуре. Ценности кандидата, его менталитет должны соответствовать корпоративной культуре и ценностям компании или предпринимателя.
7. Проведение тестового задания. Чтобы получить полное представлении о навыках кандидата, ему следует предложить тестовое задание.
8. Обсуждение Job Offer. После того как предприниматель найдет идеального кандидата, он направляет предложение о работе и обсуждает окончательные условия.
9. Заключениедоговора. Предприниматель может заключить трудовой договор, если ему требуется человек на полный рабочий день в офис, либо договор ГПХ, если услуги помощника нужны на несколько часов в неделю.

Пример обязанностей ассистента в одной из вакансий на hh.ru.

Оценка навыков кандидата

Оценить будущего личного ассистента помогут следующие методы.

Структурированные интервью. Нужно подготовить список вопросов и кейсов, которые позволят кандидату продемонстрировать навыки и опыт. Вопросы могут быть направлены на оценку коммуникативных способностей, управление временем.

Сценарные и проективные вопросы. Можно попросить кандидата рассказать о ситуациях, когда он успешно решал схожие задачи. Например, как помощник управлял сложным расписанием, решал конфликты. Проективные вопросы позволят узнать больше о мотивации и ценностях кандидата. Например: «Почему люди продолжают качественно делать свою работу, даже когда их руководитель уехал в отпуск?»

Оценка технических навыков. Если для работы требуются специальные навыки, например умение работать с CRM-системой, нужно убедиться, что будущий помощник владеет ими. Можно дать тестовое задание для проверки.

Рассмотрение портфолио. У кандидата есть смысл попросить примеры работ: презентаций, отчетов, которые он готовил. Это позволит более детально оценить опыт.

Во время собеседования рекомендуется делать пометки, кратко записывать ответы кандидата и замечания по ходу интервью. Затем нужно проанализировать информацию из резюме, рекомендаций, по желанию посмотреть страницы в социальных сетях. Информация из разных источников позволит получить более полную картину.

Обсуждение графика и особенностей работы

Рассмотрим основные этапы организации работы помощника:

1. Определение рабочего времени. Нужно уточнить, в какие дни и время ассистент должен работать.  График зависит от потребностей бизнеса и руководителя, его стоит закрепить в договоре.
2. Обсуждение ненормированной работы. У руководителя могут возникать ситуации, когда требуется помощь ассистента в нерабочие часы или выходные. Это нужно обязательно проговорить с кандидатом.
3. Обсуждение обязанностей. Важно сразу четко определить задачи, которые ассистент будет решать. Небольшие компании иногда ищут ассистента с частичным совмещением функций секретаря, но не все помощники к этому готовы.
4. Определение приоритетов. Важно проговорить наиболее важные задачи. Например, отчет от руководителей департаментов к 11:00 должен ежедневно лежать на столе у владельца компании или каждую неделю ассистент должен участвовать в подготовке бизнес-завтрака. Это поможет ассистенту оптимально распределять время.
5. Проработка бизнес-процессов. Нужно обсудить со всей командой процесс взаимодействия с помощником. Если топ-менеджеры не будут знать, что обязаны каждый день сдавать отчеты ассистенту для руководителя, то будут их задерживать.
6. Установление правил коммуникации. Важно установить, как, когда, в каких мессенджерах будет осуществляться коммуникация с ассистентом.

Обучение и адаптация сотрудника

Эффективно организовать процесс адаптации и обучения нового помощника можно по следующему алгоритму.

Подготовка плана обучения. Составить план со списком нужных навыков, задач и процессов, которые ассистент должен освоить.

Предоставление доступа к ресурсам. Ассистент должен иметь свободный доступ к обучающим материалам, необходимым программам и инструментам.

Организация обучающих сессий. Руководитель может быть наставником для ассистента и проводить обучающие встречи. На них обсуждать основные аспекты работы, процессы и ожидания.

Постепенное делегирование. Пока помощник — новичок, не совсем уместно в первый день загружать его всеми задачами и требовать отчет. Даже если ассистент имел успешный опыт, ему необходимо время, чтобы привыкнуть к новой компании и бизнес-процессам.

Открытость в коммуникациях. Важно поощрять помощника задавать вопросы, делиться наблюдениями, сообщать о затруднениях. Это может способствовать тому, что ассистент предложит ценные идеи в некоторых вопросах.

Создание регламентов и инструкций. Полезно прописать бизнес-процессы в виде чек-листов, процедур. Это поможет сократить время на передачу дел другим сотрудникам, если ассистент уйдет в отпуск или уволится.

Налаживание взаимодействия с помощником

Эффективное взаимодействие с личным ассистентом важно для достижения максимальной продуктивности. Наладить коммуникацию можно следующим образом:

1. Ставить задачи ясно. Когда предприниматель дает задание, он должен сформулировать его точно, предоставить необходимые детали и видение результата.
2. Создать систему приоритетов. Ассистент должен понимать уровни важности и срочности задач. Например, если он составляет расписание руководителя, то должен знать, какими делами можно пожертвовать, а какие перенести на другие дни.
3. Делегировать постепенно. После того как адаптация ассистента прошла успешно, предприниматель может доверять ему больше обязанностей и ответственности.
4. Учитывать пожелания сотрудника. Руководителю стоит узнать личные предпочтения ассистента, которые касаются организации работы, учесть их, если они не мешают продуктивности. Это поможет дополнительно замотивировать сотрудника.
5. Создать позитивную атмосферу. Желательно не забывать поддерживать ассистента морально, благодарить за хорошую работу. Такая мотивация не менее важна, чем высокая заработная плата.

Конфиденциальность и доверие

Сохранение конфиденциальности в бизнесе и поддержание доверия при работе с личным ассистентом очень важно. Поэтому прежде чем нанять помощника, стоит учесть ряд нюансов.

Подписание NDA. Соглашение о неразглашении — это юридический документ, который устанавливает обязательства сотрудника по сохранению конфиденциальной информации о бизнесе. Желательно подписать NDA с ассистентом до начала работы.

Обсуждение конфиденциальности «на берегу». Стоит в первый день провести беседу о важности конфиденциальности и доверия в работе, рассказать, какие данные и информация в бизнесе требуют особой защиты.

Ограничение доступа к конфиденциальным данным. Предоставить доступ целесообразно только к информации, которая требуется для выполнения рабочих обязанностей.

Контроль доступа к информации. Его можно установить с помощью паролей, двухфакторной аутентификации и других средств безопасности.

Аудит работы ассистента. Полезно периодически проверять работу ассистента. Это поможет обеспечить соответствие стандартам компании в области конфиденциальности.

Физическая безопасность документов. Если ассистент работает в офисе, нужно убедиться, что физические ресурсы и документы находятся под надежной защитой.

Поддержка открытой коммуникации. Важно поддерживать прозрачную коммуникацию с ассистентом, обсуждать вопросы и замечания, которые касаются конфиденциальности.

Эффективность работы с личным помощником

Для налаживания эффективной и продуктивной работы с личным ассистентом нужно учесть несколько аспектов:

1. Разработка структурированного рабочего процесса. Такой процесс должен описывать, как ассистент будет выполнять задачи и какие шаги следует предпринимать в различных ситуациях.
2. Делегирование полномочий. Помимо бизнес-задач, можно делегировать некоторые полномочия, например, чтобы ассистент мог принимать решения во время отсутствия руководителя.
3. Обсуждение стандартов качества. Ассистент должен понимать ожидания руководителя и что в его представлении считается качественной работой.
4. Установление четких сроков. Важно точно ставить дедлайны, чтобы избежать накладок и форс-мажоров из-за недопонимания ассистентом срочности задач.
5. Использование средств и инструментов управления задачами. Это может быть электронный календарь, CRM-система.

Корректировка работы личного ассистента и его развитие

Проведение корректировок работы личного ассистента и его развитие может включать определенные шаги и действия. Собрали распространенные.

Обратная связь. Важно регулярно давать обратную связь, указывать на сильные и слабые стороны. Если работа ассистента не соответствует ожиданиям, это важно проговорить.

Разработка плана действий. Если нужно внести изменения в работу ассистента, полезно сформулировать конкретный план действий, обсудить его с сотрудником и уточнить сроки.

Проверка и контроль. Необходимо следить за выполнением корректировок, контролировать, чтобы новые процессы и задачи выполнялись правильно.

Обучение. Полезно предоставить ассистенту возможности для профессионального, а иногда и личностного развития.

Обмен опытом. Стоит с помощником обсуждать кейсы и уроки, извлеченные из опыта.

Чтобы нанять личного ассистента, нужно иметь ясные цели, четко сформулированные требования. Эффективное сотрудничество с помощником увеличивает продуктивность руководителя и позволяет фокусироваться на стратегических задачах в бизнесе.

Автор: Ксения Воловик, HR-специалист, пишет на темы для предпринимателей