Виды электронных перевозочных документов в 2026 году

СберКорус — это цифровая платформа для электронного документооборота, которая организует любой бизнес-процесс без бумажных документов.

В 2004 году начала первой в России внедрять продукты для электронного обмена данными и документами, а с 2012-го входит в группу компаний Сбера.

Сегодня компания — разработчик и провайдер сервисов для безбумажных бизнес-процессов и организатор процессов цифровой трансформации крупнейших компаний из 58 регионов России с более чем 2 миллионами клиентов и общей суммой поставок на 4 трлн рублей.

Содержание

Что такое электронный перевозочный документ
Какие задачи решают ЭПД
Виды электронных перевозочных документов
Пять ключевых преимуществ использования ЭПД
Что нужно для начала работы с ЭПД
Выводы

Что такое электронный перевозочный документ

Электронный перевозочный документ, или ЭПД — сопровождающий перевозку груза цифровой документ в формате XML. Это формализованный документ, правила оформления которого разрабатывает ФНС России. Юридической силой его наделяет электронная подпись, которую используют все участники грузоперевозки и электронного взаимодействия.

Документ состоит из нескольких разделов (титулов), и каждый подписывается на определенном этапе перевозочного процесса ответственной стороной.

Электронные перевозочные документы помогают сделать прозрачными все этапы логистической цепочки, ускорить взаиморасчеты, снизить издержки и упростить взаимодействие с контролирующими органами за счет более быстрой и простой передачи юридически значимых данных.

С осени 2022 года появилась возможность добровольно подключиться к Государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Но напрямую работать с госсистемой нельзя — необходимо подключиться к сервису электронного документооборота (ЭДО), который представляет оператор ГИС ЭПД.

ГИС ЭПД помогает создать единый документооборот для перевозчиков и экспедиторов, а также объединить в рамках одной платформы представителей государства и бизнеса.

Участники взаимодействуют следующим образом:

1. Пользователь сервиса ЭДО оформляет в нем перевозочный документ, предназначенный другому участнику сделки. Например, грузоотправитель может составить его для транспортной компании.
2. Руководитель или уполномоченный сотрудник подписываетдокументэлектроннойподписью (ЭП) и направляет его другому участнику.
3. В обязанности оператора ЭДО входит проверка поступившей от пользователя информации. Во-первых, необходимо убедиться, что ЭП участников действительны. Во-вторых, проверить, в актуальном ли формате составлен перевозочный документ и нет ли в нем ошибок. Только после этого информацию передают в ГИС ЭПД, а потом получателю.
4. ГИС ЭПД проверяет данные в электронном документе и сопоставляет их с информацией, полученной от других участников грузоперевозки.

Какие задачи решают ЭПД

В 2021 году правительство РФ утвердило Транспортную стратегию до 2030 года, и одной из ее ключевых задач стала цифровизация перевозочных документов. Стремление перевести документооборот в логистике в «цифру» связано с такими задачами:

• повышение прозрачности рынка транспортно-логистических услуг;
• оптимизация взаимодействия бизнеса и государства;
• ускорение взаиморасчетов и снижение издержек в цепочках поставок.

Для этого и введены цифровые перевозочные документы и обеспечивающая их проверку и учет ГИС ЭПД.

ЭПД помогают:

1. Упростить процесс получения информации по перевозочным документам государственными органами. Доступ к государственной системе имеют Минтранс, МВД, ФНС, Минцифры, Ространснадзор, Минздрав. В будущем планируется подключение к системе ФТС, Минсельхоза, Минприроды, Росморречфлота, Росалкогольтабакконтроля. Например, уже сейчас ФНС может получить необходимые сведения непосредственно из ГИС ЭПД без запроса данных у налогоплательщика.
2. Оптимизировать и повысить эффективность бизнес-процессов. За счет того что обмен электронными документами происходит быстрее, чем при бумажном документообороте, оперативнее выполняется оформление перевозок, ускоряются взаиморасчеты, снижаются простои.
3. Снизить расходы. ЭПД не нужно дублировать на бумагу, нет необходимости организовывать архив для их хранения.

Виды ЭПД

Автомобильные перевозки включают большое количество участников на рынке, поэтому сначала к обмену электронными перевозочными документами были подключены именно автотранспортные компании. Однако в будущем к ЭДО планируется подключать остальные виды транспорта: железнодорожный, воздушный, морской.

Автомобильные перевозки

Уже сейчас организации могут оформлять:

1. Электронную транспортную накладную (ЭТрН). В накладной содержится информация о грузе и условиях доставки, данные водителя, отправителя и получателя груза.
2. Сопроводительную ведомость. Документ фиксирует передачу порожнего контейнера отправителю или груженого контейнера получателю.
3. Заказ-наряд. Подтверждает запрос на выполнение работ, является разновидностью договора фрахтования.
4. Заказ (заявку). Заявку оформляют, если нет договора на перевозку груза, а заказ — если есть договор и требуется перевозка.
5. Договор фрахтования. Документ оформляется на конкретную перевозку определенным видом транспорта.
6. Электронный путевой лист (ЭПЛ). Содержит информацию о рейсе, транспортном средстве и водителе.

Форматы этих ЭПД утверждены ФНС России. Документы участники перевозки обязаны использовать для обмена через оператора ГИС ЭПД.

Обмениваться электронными документами в автомобильных перевозках удобно через сервис «Транспортный ЭДО» от СберКорус. Кроме того, в нем можно обмениваться другими документами, например экспедиторскими расписками и УПД.

Авиация и морской транспорт

В воздушных и морских перевозках ЭПД пока не применяются. Однако с 1 сентября 2024 года Постановление Правительства РФ от 31.05.2024 № 734 устанавливает правила обмена электронными договорами морской перевозки груза и электронными коносаментами, предполагающие передачу этих документов в ГИС ЭПД. А ФНС уже разработала форматы этих документов.

Пять ключевых преимуществ использования ЭПД

Применение электронных перевозочных документов дает компаниям:

1. Ускорение взаиморасчетов. При электронном документообороте скорость обработки данных значительно выше, чем при бумажном. После получения груза можно сразу выставить УПД и произвести оплату перевозки.
2. Сокращение финансовых и временных затрат. При использовании системы электронных перевозочных документов нет затрат на бумагу, печать и услуги по доставке. Также не приходится организовывать и вести архив, а нужный ЭПД легче и быстрее найти в системе, чем в бумажном архиве.
3. Безопасность передачи и хранения документов. ЭПД передаются по зашифрованным каналам связи, а хранятся на защищенных серверах оператора ИС ЭПД.
4. Сокращение риска ошибок. ЭПД минимизирует ручной ввод, что позволяет сократить ошибки, во многих системах обмена предусмотрена проверка корректности заполнения.
5. Обеспечение прозрачности документооборота и процесса грузоперевозки. При электронном документообороте можно отслеживать и контролировать каждый этап перевозки, подписание документов и внесение в них изменений.

Что нужно для начала работы с ЭПД

Шаг 1. Подключиться к оператору ИС ЭПД. Без оператора не получится передавать информацию в ГИС ЭПД. Поэтому необходимо выбрать оператора из реестра Минтранса и заключить с оператором договор.

Шаг 2. Оформить сертификат квалифицированной электронной подписью (КЭП). Представители всех участников перевозки подписывают ЭПД усиленной КЭП. Тем не менее в некоторых сценариях возможно применение неквалифицированной электронной подписи (НЭП) Госключа. А водитель вправе использовать для подписания простую ЭП.

Шаг 3. Выбрать вариант системы ЭДО. Можно работать в веб-версии сервиса оператора ИС ЭПД или выбрать другое решение, предполагающее установку специального ПО.

Шаг 4. Обучить сотрудников работе с сервисом. Как правило, сервисы ЭДО обладают интуитивно понятными интерфейсами, поэтому обучение не занимает много времени.

Выводы

1. В 2024 году автомобильные перевозки остаются главной сферой логистики, в которой используются цифровые перевозочные документы. Однако к электронному документообороту постепенно будут подключать и другой транспорт.
2. Форматы ЭПД разрабатываются ФНС России. Так, совсем недавно появились новые утвержденные форматы электронного договора морской перевозки и электронного коносамента, а порядок обмена ими начнет действовать с 1 сентября 2024 года.
3. Применение ЭПД помогает компаниям ускорять взаиморасчеты, сокращать издержки и экономить время, минимизировать риски ошибок, порчи и утери документов, обеспечивать прозрачность бизнес-процессов.
4. Для начала обмена ЭПД в первую очередь необходимо заключить договор с оператором ИС ЭПД и оформить КЭП.

Автор: эксперты компании СберКорус